中華民國九十四年二月五日行政院農業委員會漁業署漁政字第○九四一三八○○四六號函頒　

中華民國112年10月12日農業部漁業署漁政字第1121369084號函，自即日停止適用

一、為統一機密文書處理程序，確保公務機密，依據國家機密保護法及施行細則等相關規定，特訂定本要點。

二、本署主管機密文書之範圍：

（一）學術研究事項： 

１、尚未公開之科學技術或研究成果。 

２、產學合作協定中應負責守密事項。 

（二）採購業務事項： 

１、招標公告前之招標文件。 

２、開標前之領標、投標廠商名稱與家數等相關資料。 

３、決標前之底價。 

４、廠商投標文件。 

５、開標後決標前採行協商措施之審標程序及內容。 

６、採購評選委員會名單（開始評選後或經全體委員同意公告者，不在此限）。 

（三）人事管理事項： 

１、有關人事任免、遷調、考核、考績、獎懲尚未發佈者。 

２、有關個人人事資料。 

（四）資訊管理事項：
應行保密事項之電腦資料及程式。 

（五）政風及維護事項： 

１、貪瀆及其他違法案件在偵（調）查中者。 

２、檢舉及交查案件。 

（六）其他經核定業務暨各項會議決議保密之事項。 

三、機密文書之收文：
總收文人員收到機密文書後，以專用密件公文夾，交辦分文。 機密文書承辦單位之單位收發完成簽收後，應立即將機密文書交由單位主管處理。 

四、機密文書之傳遞： 

（一）陳核（判）、送會、送繕等流程，「絕對機密」、「極機密」及「機密」等級之國家機密文書傳遞，應由承辦人親持；「密」等級之一般公務機密文書傳遞，得經由傳遞人員傳遞。 

（二）傳遞文書，應使用本署專用封套及黃色公文夾。 

（三）傳遞「絕對機密」、「極機密」及「機密」等級之國家機密文書，應交由指定收件人（或承辦人）親自簽收；「密」等級之一般公務機密文書，得由單位收發代為簽收。 

五、機密文書之簽擬： 

（一）「密」等級文書之簽擬，應由業務主管人員親自處理，「機密」等級以上文書，宜由機關首長或幕僚長自行處理或指定專人處理。 

（二）機密文書之處理應儘量減少處理程序，重要案件得以當面密報（談）處理。 

（三）機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本，極機密及絕對機密文書非經主管核准，不得複製或抄錄。 

（四）承辦人員於辦畢之案件，應於機密文書專用封套外，詳填其解密條件，並加蓋承辦人員職章。解密條件：

１、本件於公布時解密。 

２、本件至某年某月某日解密。 

３、本件於工作完成或會議終了時解密。 

４、附件抽存後解密。 

５、其他。 

六、機密文書之核判： 

（一）「絕對機密」、「極機密」及「機密」等級之國家機密文書，應由「國家機密保護法」第七條之相關人員核定；「密」等級之一般公務機密文書，應依其權責分層負責。 

（二）各級主管於核判機密文件時，應對承辦人員所簽擬之機密等級，與解密條件審核其是否適當。 

七、機密文書之繕製：
機密文書應指定專人負責繕打。誤繕或誤印之廢紙，應即時銷燬。 

八、機密文書之用印：
機密文書應由專人辦理監印業務。 

九、機密文書之發文：

（一）應由專人處理。 

（二）應封裝於雙封套內，內封套左上角應加蓋機密等級，密封後與上下封口均加蓋機密等級；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。

（三）機密文書均以掛號郵件寄發為原則，並於外封套標示清楚，如有時間之限制，得交由專人遞送。

（四）機密文書不得經由電子公文或傳真方式送達。 

（五）機密文書於完成發文流程後，應親交承辦人點收，不得逕送檔案室。 

十、機密文書之歸檔： 

（一）承辦人員在辦理歸檔前，應檢視機密專用封套上是否已加註解密條件。 

（二）單位收發應將彌封過的機密文書按條碼登錄簽收後，並於機密文書專用封套外加註歸檔日期，再交檔管人員。 

（三）檔管人員未經核准，不得對機密文書檔案逕行拆封。 

十一、機密文書等級之變更及解密程序： 

（一）承辦人如需變更機密等級，應主動簽報「機密文書機密等級變換或註銷處理意見表」及「機密文書機密等級變換或註銷建議單」。

（二）經核定變更原機密等級或解密案件，承辦人應簽報「機密文書機密等級變換或註銷通知單」，並函知相關單位。

（三）保管單位應立即辦理機密等級變更或解密標示等相關手續。 

１、應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去，並於明顯之處浮貼已列明資料經承辦人簽章之紀錄單。 

２、建議其他機關變更機密等級或解密者，於獲得答復同意後，應依照前項程序辦理。 

十二、機密文書之保管： 

（一）機密案件不得攜出辦公處所，其有攜離必要者，需經署長或其授權單位核准。 

（二）機密文書之儲存，應與一般檔案隔離，並依機密等級分別保管，惟均不予掃描存檔。機密案件一經解密後，應照普通案件放置保管。非經解密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理。 

（三）保管機密文書人員調職時，應將所保管之機密文書，逐項點交單位主管或指定之接管人員，並列冊呈報備查。 

十三、其他未盡事宜，悉依相關規定處理機密文書。

十四、本作業要點，奉 署長核定後實施，修正時亦同。