行政院農業委員會漁業署處理機密文書作業要點(停止適用)
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- 112年10月12日 00:00:00
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中華民國九十四年二月五日行政院農業委員會漁業署漁政字第○九四一三八○○四六號函頒
中華民國112年10月12日農業部漁業署漁政字第1121369084號函,自即日停止適用
一、為統一機密文書處理程序,確保公務機密,依據國家機密保護法及施行細則等相關規定,特訂定本要點。
二、本署主管機密文書之範圍:
(一)學術研究事項:
1、尚未公開之科學技術或研究成果。
2、產學合作協定中應負責守密事項。
(二)採購業務事項:
1、招標公告前之招標文件。
2、開標前之領標、投標廠商名稱與家數等相關資料。
3、決標前之底價。
4、廠商投標文件。
5、開標後決標前採行協商措施之審標程序及內容。
6、採購評選委員會名單(開始評選後或經全體委員同意公告者,不在此限)。
(三)人事管理事項:
1、有關人事任免、遷調、考核、考績、獎懲尚未發佈者。
2、有關個人人事資料。
(四)資訊管理事項:
應行保密事項之電腦資料及程式。(五)政風及維護事項:
1、貪瀆及其他違法案件在偵(調)查中者。
2、檢舉及交查案件。
(六)其他經核定業務暨各項會議決議保密之事項。
三、機密文書之收文:
總收文人員收到機密文書後,以專用密件公文夾,交辦分文。 機密文書承辦單位之單位收發完成簽收後,應立即將機密文書交由單位主管處理。四、機密文書之傳遞:
(一)陳核(判)、送會、送繕等流程,「絕對機密」、「極機密」及「機密」等級之國家機密文書傳遞,應由承辦人親持;「密」等級之一般公務機密文書傳遞,得經由傳遞人員傳遞。
(二)傳遞文書,應使用本署專用封套及黃色公文夾。
(三)傳遞「絕對機密」、「極機密」及「機密」等級之國家機密文書,應交由指定收件人(或承辦人)親自簽收;「密」等級之一般公務機密文書,得由單位收發代為簽收。
五、機密文書之簽擬:
(一)「密」等級文書之簽擬,應由業務主管人員親自處理,「機密」等級以上文書,宜由機關首長或幕僚長自行處理或指定專人處理。
(二)機密文書之處理應儘量減少處理程序,重要案件得以當面密報(談)處理。
(三)機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本,極機密及絕對機密文書非經主管核准,不得複製或抄錄。
(四)承辦人員於辦畢之案件,應於機密文書專用封套外,詳填其解密條件,並加蓋承辦人員職章。解密條件:
1、本件於公布時解密。
2、本件至某年某月某日解密。
3、本件於工作完成或會議終了時解密。
4、附件抽存後解密。
5、其他。
六、機密文書之核判:
(一)「絕對機密」、「極機密」及「機密」等級之國家機密文書,應由「國家機密保護法」第七條之相關人員核定;「密」等級之一般公務機密文書,應依其權責分層負責。
(二)各級主管於核判機密文件時,應對承辦人員所簽擬之機密等級,與解密條件審核其是否適當。
七、機密文書之繕製:
機密文書應指定專人負責繕打。誤繕或誤印之廢紙,應即時銷燬。八、機密文書之用印:
機密文書應由專人辦理監印業務。九、機密文書之發文:
(一)應由專人處理。
(二)應封裝於雙封套內,內封套左上角應加蓋機密等級,密封後與上下封口均加蓋機密等級;外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。
(三)機密文書均以掛號郵件寄發為原則,並於外封套標示清楚,如有時間之限制,得交由專人遞送。
(四)機密文書不得經由電子公文或傳真方式送達。
(五)機密文書於完成發文流程後,應親交承辦人點收,不得逕送檔案室。
十、機密文書之歸檔:
(一)承辦人員在辦理歸檔前,應檢視機密專用封套上是否已加註解密條件。
(二)單位收發應將彌封過的機密文書按條碼登錄簽收後,並於機密文書專用封套外加註歸檔日期,再交檔管人員。
(三)檔管人員未經核准,不得對機密文書檔案逕行拆封。
十一、機密文書等級之變更及解密程序:
(一)承辦人如需變更機密等級,應主動簽報「機密文書機密等級變換或註銷處理意見表」及「機密文書機密等級變換或註銷建議單」。
(二)經核定變更原機密等級或解密案件,承辦人應簽報「機密文書機密等級變換或註銷通知單」,並函知相關單位。
(三)保管單位應立即辦理機密等級變更或解密標示等相關手續。
1、應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去,並於明顯之處浮貼已列明資料經承辦人簽章之紀錄單。
2、建議其他機關變更機密等級或解密者,於獲得答復同意後,應依照前項程序辦理。
十二、機密文書之保管:
(一)機密案件不得攜出辦公處所,其有攜離必要者,需經署長或其授權單位核准。
(二)機密文書之儲存,應與一般檔案隔離,並依機密等級分別保管,惟均不予掃描存檔。機密案件一經解密後,應照普通案件放置保管。非經解密者,不得銷毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案法及相關規定辦理。
(三)保管機密文書人員調職時,應將所保管之機密文書,逐項點交單位主管或指定之接管人員,並列冊呈報備查。
十三、其他未盡事宜,悉依相關規定處理機密文書。
十四、本作業要點,奉 署長核定後實施,修正時亦同。