農田水利署桃園管理處檔案應用專區

農業部農田水利署桃園管理處檔案庫房管理要點

110 年12 月10 日農水桃園第1106255364 號函頒

配合行政院農業委員會農田水利署112年7月27日農水企字第1126041635號函修正

一、 農業部農田水利署桃園管理處(以下簡稱本處) 為維護檔案庫房設施、有效管制人員進出及確保檔案妥善保管，特訂定本要點。

二、 本要點依據檔案庫房設施基準、機關檔案保管作業要點及機關檔案管理作業手冊相關規定訂定之。

三、 檔案庫房採單一出入口門禁管理，庫房鑰匙及門禁磁卡由檔案管理人員妥善保管，並由檔管人員負責開啟庫房門鎖。

四、 除檔案管理人員外，非經需可不得進入庫房，非檔案管理人員因業務需要進入庫房時，應由檔案管理人員陪同，並於「人員進出庫房紀錄單」（附表1）記錄進出時間及辦理事項，人員離開庫房前，檔案管理人員應確實檢查有無攜出檔案及相關設備是否正常。

五、 庫房之備份鑰匙及磁卡彌封後蓋騎縫章交保全人員保管，如遭遇緊急狀況（如火災、地震、非法入侵等）或於非上班時間發生異常狀況，保全人員得進入庫房為必要處理，並將處理情形陳報庫房管理單位主管。

六、 本處檔案庫房嚴禁下列行為:

(一) 使用或存放易燃、易爆物品。

(二) 飲食、儲存食物或堆置雜物。

(三) 植養生物。

(四) 未經許可攝影拍照或私自攜出檔案。

(五) 破壞檔案或變更檔案內容。

七、 檔案管理人員應辦理檔案庫房維護工作如下:

(一) 定期清潔地板、檔案架及檔案上之灰塵，並注意檔案及通道不可堆置雜物。

(二) 經常進行蟲、鼠、黴、菌防治處理，注意避免損害檔案。

(三) 遇有豪大雨特報或颱風警報時，應預作防災準備，如注意檔案庫房週邊排水設施保持暢通。災後應立即檢查檔案庫房地面是否積水、牆壁是否有滲水現象。

(四) 庫房如遭天災或人為破壞，進入災場時，應即拍照並記錄現場狀況。

八、 檔案管理人員應定期進行庫房之例行性查檢及維護工作，並於「檔案庫房檢查紀錄單」(附表2)記錄之，項目包括：

(一) 門窗防盜管制系統是否正常運作。

(二) 消防設備是否正常。

(三) 監視系統是否正常運作。

(四) 空調設備是否正常運作，並於「檔案庫房溫溼度紀錄單」（附表3）記錄之。

(五) 通訊設備是否正常運作。

(六) 密集櫃、防潮箱設備運轉是否正常。

(七) 檔案架、通道是否堆置雜物。

(八) 除濕機及空氣清淨機是否正常運作(除濕機及空氣清淨機視情況需要使用，非常態性運作)。每日查檢後應即填寫「檔案庫房檢查紀錄單」，其有「非正常狀態(X)」者，應於「備註」欄內說明，辦理必要之處置，或通知相關單位進行維修。前項維修或處理應將結果記錄於「檔案庫房設施維護紀錄單」（附表4）。檔案庫房之溫度及相對溼度應依表（附表5）所列標準控制之。

九、 檔案管理人員下班前，應確實檢查庫房大門已上鎖，防盜及各項系統正常運作，庫房鑰匙、感應門禁卡應妥善保管。

十、 庫房管理單位應訂定檔案庫房緊急應變計畫，定期檢視各項預防措施並進行實地演練，以操演學習各項災害應變能力。

十一、 檔案管理人員職務異動時，應將下列事項辦理移交:

(一) 檔案數量及保管狀況概述。

(二) 掌理業務範圍及相關設施設備。

(三) 庫房管理相關簿冊。

(四) 庫房鑰匙及感應卡。